Home   »   Online Training – Pengelolaan Dokumen dan Rekaman

Agustus 2026 Office Management & Secretary Online Training

Online Training – Pengelolaan Dokumen dan Rekaman

Online Training – Pengelolaan Dokumen dan Rekaman

LATAR BELAKANG Training Pengelolaan Dokumen dan Rekaman

Dokumen dan rekaman merupakan bagian penting dalam mendukung efektivitas sistem manajemen organisasi. Pengelolaan dokumen yang baik memastikan bahwa informasi yang digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan tersedia secara tepat, terkendali, mudah ditemukan, dan selalu menggunakan versi yang sesuai. Sementara itu, pengelolaan rekaman diperlukan untuk menyediakan bukti objektif bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dan persyaratan yang ditetapkan.

Dalam pelaksanaannya, organisasi sering menghadapi berbagai permasalahan, seperti dokumen yang tidak terkontrol, penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku, duplikasi dokumen, kesulitan dalam pencarian arsip, penyimpanan yang tidak terstruktur, serta rekaman yang tidak lengkap atau tidak dapat ditelusuri. Kondisi tersebut dapat menghambat efektivitas pekerjaan, meningkatkan risiko kesalahan, dan menyulitkan proses audit maupun evaluasi kinerja organisasi.

Oleh karena itu, diperlukan pemahaman dan kompetensi personel mengenai prinsip, metode, serta tata cara pengelolaan dokumen dan rekaman secara sistematis. Pelatihan ini dirancang untuk memberikan pemahaman praktis mengenai identifikasi, pembuatan, pemeriksaan, persetujuan, distribusi, perubahan, penyimpanan, pengamanan, pemeliharaan, penelusuran, hingga pemusnahan dokumen dan rekaman sesuai dengan ketentuan organisasi.

Melalui pelatihan ini, peserta diharapkan mampu menerapkan pengelolaan dokumen dan rekaman secara konsisten sehingga informasi terdokumentasi dapat mendukung kelancaran operasional, menjamin ketertelusuran, mengurangi risiko penggunaan informasi yang tidak sesuai, serta mendukung penerapan dan peningkatan sistem manajemen organisasi.

TUJUAN Training Pengelolaan Dokumen dan Rekaman

1. Memahami konsep dan fungsi dokumen serta rekaman dalam organisasi.
2. Memahami perbedaan dokumen dan rekaman serta karakteristik pengendaliannya.3. Mengidentifikasi kebutuhan dokumen dan rekaman pada proses kerja.
3. Memahami prinsip pengendalian dokumen dan informasi terdokumentasi.
4. Menerapkan sistem identifikasi, penomoran, revisi, dan status dokumen.
5. Mengelola proses pembuatan, pemeriksaan, persetujuan, distribusi, dan perubahan dokumen.
6. Menentukan metode penyimpanan, perlindungan, pemeliharaan, dan penelusuran rekaman.
7. Menentukan masa simpan dan metode pemusnahan rekaman sesuai ketentuan yang berlaku.
8. Mengidentifikasi risiko yang dapat terjadi dalam pengelolaan dokumen dan rekaman.
9. Menerapkan pengelolaan dokumen dan rekaman secara efektif dalam pekerjaan sehari-hari.

MATERI Training Pengelolaan Dokumen dan Rekaman

1. Konsep Dasar Dokumen dan Rekaman

• Pengertian Dokumen
• Rekaman, Informasi Terdokumentasi
• Fungsi Dan Manfaat Dokumen Serta Rekaman

2. Prinsip Pengelolaan Dokumen dan Rekaman

• Ketersediaan, ketepatan, ketertelusuran, keamanan, kemudahan akses, dan pengendalian informasi

3. Identifikasi dan Klasifikasi Dokumen

• Jenis dokumen, hierarki dokumen, klasifikasi, kode dan penomoran dokumen

4. Pembuatan dan Pengesahan Dokumen

• Penyusunan dokumen, format, review, verifikasi, validasi, persetujuan, dan penerbitan

5. Pengendalian Perubahan dan Revisi

• Identifikasi perubahan, nomor revisi, riwayat perubahan, persetujuan revisi, dan pengendalian versi

6. Distribusi dan Pengendalian Dokumen

• Distribusi dokumen, akses pengguna, dokumen terkendali/tidak terkendali, penarikan dokumen obsolete

7. Pengelolaan Rekaman

• Identifikasi, pengisian, penyimpanan, perlindungan, pemeliharaan, pencarian, dan ketertelusuran rekaman

8. Retensi dan Pemusnahan Rekaman

9. Pengelolaan Dokumen dan Rekaman Elektronik

10. Risiko dan Permasalahan Pengelolaan Dokumen

• Dokumen hilang, salah versi, akses tidak sah, duplikasi, kerusakan, dan langkah pengendaliannya

11. Studi Kasus

Form Pre-Registrasi

	Data Materi Training
Topik Training	: Online Training – Pengelolaan Dokumen dan Rekaman
Link
*Jumlah Peserta	Estimasi Jumlah Peserta yang di ajukan
*Nama Peserta Yang Didaftarkan
	Personal Data
*Nama
*Jabatan	Jabatan/Divisi/Departement
*Nama Perusahaan
*Alamat Perusahaan
*Email Perusahaan
*Email Alternatif	eg: gmail, yahoo, hotmail
*Telepon Kantor
Ekstensi
*Handphone
	* Harus di isi